重点建设项目档案是项目建设全过程活动的真实记录，项目档案作为一项基础性、保障性和管理性的工作，它是项目建设的重要部分。粤电集团公司这几年的重点建设项目档案的整理过程中，严格按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范DA/T28-2002》的要求，结合行业的标准，规范所属单位的项目档案做法，使项目建设中的每一份文件都处于受控状态。

　　一、应用合同约定，规范项目档案工作

　　随着经济体制改革的不断深入，项目建设体制的变革和投资管理主体的多元化，给项目档案管理带来不便。项目准备阶段存在立项和可行性研究阶段，一般管理文件由项目主管部门和建设单位形成，为保证整个项目管理工作能有序管理，让各参建方遵守合同的约定，合同的内容必须具体、明确，按照档案的整理和归档办法拟出明确的归档工作管理体制、归档的标准、质量和移交时间及进度等要求，对工程档案的质量，电子信息、数字化材料、图片及竣工图纸的份数移交工作提出明确的要求。在这个过程中，我们在合同中约定原则性的条款，将操作性的细则作为附件进行约定。

　　1.以建章立制为抓手。建立健全档案管理机构与制度，配备必要的档案管理人员，制定竣工文件的编制方法，将归档范围和保管期限、移交要求等有关的业务范围明确在制度中，保证各参建方以及建设单位从文件的形成、积累、整理、移交归档的过程中有据可查，有法可依。采取了档案资料移交保证金控制措施和以档案室签名双重管理手续约束了各参建方档案资料移交管理程序。

　　2.加强横向和纵向的联系。一方面加强与档案行政管理部门的联系，另一方面加强与项目参建单位的联系，及时掌握建设项目立项情况。立项后及时将各项目材料根据档案的归档规范和要求，按合同要求的内容和条款归档。加强对各参建方档案意识的宣传，取得各参建方的理解和支持。对一些法律法规无法规定的内容，但没有档案类型的行业性标准时，可以通过协商争取统一意见写进合同的条文或协议中，统一档案管理工作的规范和标准。

　　二、以合同条款为依据，规范项目档案工作

　　集团公司在项目立项前期通过档案管理网络，提前对项目的情况做好事前了解，包括机构和档案人员的设置，对业务性工作进行指导，及早建立各种规章制度，将项目工作作为工程建设管理的重要组成部分，对项目建设过程中容易疏忽的事项提醒注意，让项目在前期工作开始形成规范化，事前准备充分，使项目档案在做好文件资料收集和归档工作的过程工作中少走弯路，工程中形成自上而下的工程档案管理体系，措施完善，制度健全，规范管理，为工程建设管理提供可靠依据，在实际工作中取得了较好的效果，受到了项目单位的一致好评。

　　执行合同条款，抓基础业务建设。在项目建设初期，要让建设单位明确各参建方的职责，按照合同约定，制定本单位相关制度，使各项工作有据可查，有法可依。在建设的过程中要不断跟踪和完善，真正起到监督指导的作用。由于在项目的前期档案管理工作提前介入，让参建各方有明确的目标，使国家标准、行业规范较好地运用在项目中，各重点项目工程。